Participants
- Bernard Mercier / CIQ
- Denise Ségole / CIQ
- Gilbert Raymond / CIQ
- Marie-Françoise Mercier / CIQ
- Olivier Stévenin / CIQ
- Claire Escot / CA CIQ
Description générale de la manifestation
- La soirée se déroule en même temps que la soirée jeux de Sibourg Joie (début à 18h) – Début repas à 19h
- Le gymnase sera coupé en 2 : une partie restauration, une partie jeux
- Aurélie fera payer une petite participation pour ceux qui souhaitent jouer. Il est possible de jouer sans manger de paella et inversement.
- Le prix sera fixé à 12€, comprenant 1 part de paella, 1 boisson et 1 café. Le dessert semble compliqué à gérer.
- Lors du paiement, nous remettons 1 ticket paella, 1 ticket boisson et 1 ticket café
- Les boissons sont gérées par Sibourg Joie qui nous les facture au prix d’achat : 1 ticket boisson donne droit à un verre de rosé ou une petite bouteille d’eau ou une canette (coca…). La bière est incluse au même prix. Les boissons supplémentaires seront disponibles à l’achat directement auprès de Sibourg joie.
- Emport de la paella sans la consommer sur place : même prix, le paelliste prend des barquettes
- Prévoir sur chaque table une assiettes de cacahuètes et de chips pour l’accueil
Ce qu’il faut faire rapidement
- CE : Création, impression et distribution d’un tract avec demande de réservation + message incitant à s’inscrire sur la mailing liste de Sibourg.net (bien noter que les bénéfices sont pour le téléthon)
- CE + OS : Création, impression et pose des affiches : prévoir des affiches au format A2 (2xA3 collées bord à bord) pour les panneaux peu visibles
- OS : Création, impression et découpe des tickets
- Achats des tampons CIQ + CCP (1621398D029 – Marseille)
- Fiche de liaison (en plus de ce que Sibourg Joie a déjà demandé) : 15 tables, 50 chaises et 10 barrières + 1 grosse poubelle
- En fonction des réservations, commander la prestation au « paelliste » en intégrant les joueurs de Sibourg joie (à définir avec Aurélie)
- DS : Achats d’assiettes, de serviettes, de couverts et de verres
- DS : Achat de citrons : ils seront découpés par OS
- DS : Prévoir un fond de caisse + 1 caisse (Claire ?)
Aspect Financier
- La part de paella nous est facturée 6€ + 1€ environ pour la boisson + le café et couverts, cela laisse 5€ de bénéfice par parts pour un prix de 12€.
- En supposant que 50 parts soient commandées et vendues, cela pourrait représenter 250€ de don au téléthon.
- Attention : si on commande plus que ce que l’on vend, cela fera fondre rapidement le bénéfice.
- Voir avec Aurélie si elle a besoin d’une avance de trésorerie pour acheter les boissons
Bénévoles : En plus de la préparation de la soirée il faut prévoir
- En amont : préparation de la salle (tables, chaises, barrières…)
- Pendant : 1 (ou 2) personne(s) pour tenir la caisse + 1 personne pour aider pour le service (collecte ticket par ex.) + des bras pour parer à l’imprévu (+1 personne pour gérer l’accueil ?)
- Tout le bureau du CIQ sera présent.
- Après : Rangement et nettoyage de la salle (le lendemain)
- Après après : du boulot pour la trésorière
Participants
Bernard Mercier / CIQ
Denise Ségole / CIQ
Gilbert Raymond / CIQ
Marie-Françoise Mercier / CIQ
Olivier Stévenin / CIQ
Claire Escot / CA CIQ