Présents
Par téléphone:
Jean-Marie LOPEZ Géraldine MONDOU
Alice MOREAU Stella TOPPIA
Valérie STEVENIN
Absents (excusés ou non)
Pas d’Absent
Sujets
1. Conservation des documents papier
2. Demande de matériel à l’APE
3. Registre des Associations
4. Déclaration de l’APE
5. Mise en concurrence
6. Compte et Carte Bleue
7. Membres actifs et missions
8. Site internet
9. Droit à l’image + CNIL
10. Vide-Grenier
1. Conservation des documents papier
La question de la conservation des papiers se pose. Exemple :ex. conservation de toutes les autorisation des parents pour le droit à l’image. Qu’en faire ? Où les stocker ?
Jean-Marie précise qu’il existe des classeurs et nous y conservons tous les documents de l’association. Chaque membre concerné (factures : trésorière ; compte-rendus : secrétaire, etc.) conserve les papiers chez lui.
Ce n’est pas une solution viable, il faudrait un lieu de stockage plus sécurisé et approprié.
JM propose de regarder le jour du vide grenier si on trouve un casier ou quelque chose de pratique, et le stocker ensuite dans la salle des associations ou dans la salle des fêtes.
2. Demande de matériel à l’APE
Suite à la demande de Fabienne de lui prêter la sono de l’APE, ce qui s’est fait naturellement avec un avis positif de chacun, eu égard à l’implication de Fabienne dans l’association depuis des années et le soin qu’elle apporte aux choses, il est nécessaire de se pencher sur ce cas plus en détail avec d’être sûrs de se retrouver couverts si la situation devait se renouveler avec d’autres.
Idéalement, il faudrait créer un modèle de décharge et faire signer une décharge officielle dans des cas de prêts.
Processus :
consultation des membres du bureau
si tout le monde est OK : signature de la décharge.
3. Registre des Associations
Dans les sites parlant des Associations, il est mentionné un Registre des Associations qu’il serait obligatoire de remplir et de tenir à jour?
Quelqu’un en a-t-il entendu parler ? Existe-t-il un tel Registre pour l’APE?
Valérie apporte la réponse : ce registre n’est pas obligatoire en tant que tel, il peut prendre la forme d’un classeur à feuillets mobiles. Ce que nous avons déjà.
Le sujet est clôt.
4. Déclaration de l’APE
Géraldine doit s’en charger au plus tôt.
5. Mise en concurrence
Pour le vide-greniers, Sandra Cauderlier propose de nous fournir les saucisses qu’elle fabrique en tant que charcutière à son compte.
Il y a deux points dans cette proposition :
l’aide que nous apportera Sandra dans le cas où on achèterait ses fournitures (quid dans le cas contraire ?)
eu égard au budget très mince de l’APE, il serait utile de mettre les fournisseurs en concurrence
La trésorerie de l’APE est au plus bas, on doit donc regarder aux dépenses et mettre en concurrence les propositions de fournitures telles les saucisses avec d’autres, comme la grande distribution par exemple. On ne peut pas se permettre d’être trop dispendieux.
De plus, l’APE repart sur de nouvelle bases, il faut pouvoir s’affranchir de ce type d’obligation ‘aide contre fourniture’.
Cela n’empêche pas de privilégier les commerces de Sibourg, artisans, personnes à leur compte, etc. Il est évident que nous souhaitons tous les inclure dans nos actions, les faire connaitre, les aider tant que faire se peut.
6. Compte et Carte Bleue
Valérie doit clôturer la Carte Bleue de l’APE qui coûte cher et ne sert pas dans l’immédiat.
Géraldine propose de se pencher sur le cas de Boursorama.com, une banque en ligne qui propose des cartes bleues gratuites.
A étudier.
7. Membres actifs et missions
Certains membres actifs (comprendre qui ne sont pas du bureau – voir liste) ont déjà été membres de l’APE ou travaillent avec depuis des années et gère parfaitement des domaines tels la kermesse ; le vide-grenier…
D’autres ont des prédispositions sur certains domaines, tant par leurs compétences que leurs connaissances professionnelles.
Il serait utile d’utiliser ceci en attribuant à ces personnes des ‘missions’, ainsi, nous pourrions déléguer et pas trop charger les membres du bureau, tout en nous appuyant sur les compétences des autres.
Exemples :
Fabienne : Vide Grenier
David : Gestion et ‘vie’ du site
etc.
8. Site internet
Géraldine a proposé à Régine que le site APE serve de ‘relai informations’ lors du départ des enfants de CM1/CM2 pour la Lozère. La réception téléphonique là-bas étant faible et les téléphones non autorisés pour les enfants, les parents doivent pouvoir savoir s’ils sont bien arrivés, ce qu’ils font etc.
Le site peut se permettre de faire ceci en temps quasi-réel, tout en redonnant tout au site de l’école à l’issue afin qu’ils le conserve.
Accord de tous les membres.
Géraldine doit se rapprocher de Florian Bernard qui accompagnera les enfants et pourra servir de point d’information.
9. Droit à l’image + CNIL
1. Géraldine a proposé un document pour l’autorisation parentale de droit à l’image.
Accord de tous les membres.
Ce document devra être imprimé et donné à chaque enfant (84 sur le groupe scolaire, nous informe Valérie) afin d’être sûrs de pouvoir diffuser des photos.
Valérie et Stella se partagent les photocopies et elles seront distribuées aux enfants à la rentrée des vacances de Pâques.
2. L’Association doit faire une déclaration à la CNIL. Géraldine s’en
charge.
10. Vide-Grenier
JM doit nous en parler plus en détail vendredi soir. Il n’a que des bonnes nouvelles.
Il a sollicité les membres du bureau. C’est à nous de faire tourner, et de montrer l’exemple. Néanmoins, il ne veut pas que nous fassions du 24/24.
Il nous donnera un planning, chacun d’entre nous étant impliqué, mais aussi certains conjoints.
Des parents se sont inscrits sur les listes de sollicitation d’aide, merci à eux.
Valérie a demandé un devis à la boulangerie Bô. Ils sont trop chers. Si on se réfère au point N°5, nous devons les mettre en concurrence eux aussi.
Valérie doit leur demander de faire un geste ce soir.
Nous en parlerons plus amplement vendredi.