Réunion du 20/09/2013

Présents :

Jean-Marie LOPEZ              Président

Géraldine MONDOU            Secrétaire

Alice MOREAU                   Vice-Trésorière

Valérie STEVENIN              Trésorière

 

Absente Excusée:

Stella TOPPIA                      Vice-Secrétaire

 

Ordre du Jour :

1. Prochaine Réunion
2. Mise à jour de l’administratif
3. Préparation de l’A.G. du 27/09
4. Vente de Livres
5. Préparation de Halloween

 

1)      PROCHAINE REUNION

Vendredi 04 octobre à 16h45 (entretemps, AG le 27 à 17h30)

  

2)      MISE A JOUR DE L’ADMINISTRATIF

– Fiche de liaison Halloween : en cours, il manque le tampon

– Fiche de liaison Loto : en cours, il manque le tampon

 Il faudrait renouveler le tampon, en faire un plus « moderne ».

Géraldine en a besoin d’un de façon plus régulière.

Penser à relancer le « concours de logos » auprès des enfants des écoles.

 Actions :

– QUI ? –>Refaire un nouveau tampon (voir Vistaprint – Gratuit sauf FDP)

– QUI ? –> Logo

– GM –> Fiches de liaisons : tamponner et envoyer

 

3)      ASSEMBLEE GENERALE DU 27 SEPTEMBRE 2013

• Bilan : Alice et Valérie s’en chargent. Documents et exemples à trouver sur le disque dur, voir avec Géraldine.
• Communiquer au préalable avec les personnes intéressées en les appelant ou leur envoyant un mail. Les préparer.
• Préparer une feuille de présence (nom+prénom+téléphone+mail)
• Préparer une feuille de votes
• Organisation de l’A.G.

a- Présentations

– présentation de l’équipe, noms et métiers

– présentation de l’APE

– présentation du site internet

– présentation de nos actions – faites

                                         – à venir

 

b- Bilan financier

– bilan, données chiffrées

– investissements prévus (2 friteuses, 1 frigo, 1 congélateur)

 

c- Membres

Il nous manque des membres :

– un(e) vice-président(e)

– un(e) chargé(e) de communication, relations publiques…

– une/une personne pour nous aider à l’organisation

– une personne qui se chargerait de la vie du site internet

– des responsables de missions (loto, kermesse, vide-greniers…)

– etc.

 

d- Prochaine réunion le vendredi 04 octobre 2013 à 16h30 à la salle des associations

 

e- Pot de l’amitié

 

Actions :

– VS + AM –> Préparation du Bilan financier

– VS + AM –> Appellent les parents pour les informer

– GM –> envoie un mail aux parents pour les informer

– GM –> Préparer une feuille de présence

– GM –> Préparer une feuille de votes

 

4)      VENTE DE LIVRES

– PMOV serait d’accord pour que nous prenions 1 stand, ou deux, le nombre souhaité (à acheter), afin de vendre les livres.

– Cela aura lieu le 1^er décembre.

– Il faut diffuser largement l’information afin de récolter le maximum de livres, magazines, BD, etc.

– Alice se charge de l’affiche, Valérie peut les imprimer

– Jean-Marie informe les maîtresses

– les livres seront stockés chez Jean-Marie

– les livres en trop après la vente seront redonnés immédiatement (Téléthon, Hopitaux, Emmaüs…)

 

Actions :

– AM –> affiche

– VS –> impression

– QUI ? –> affichage (écoles, panneaux, annexe, boulangerie, Lançon, etc)

– JM –> informer les maîtresses

– Tous –> tri régulier des livres récupérés + étiquetage

 

5)      BAL DES SORCIERES

– demander à Fabienne pour la personne qui pourrait venir faire le maquillage

– faire une affiche pour communiquer

– penser à y noter :

• la date
• le lieu (gymnase)
• le concours de gâteaux
• que les parents amènent bonbons, gâteaux, douceurs…

– prévoir 3 lots pour le concours de gâteaux

– prévoir un lot si on fait une tombola

– penser aux décorations

– penser aux récipients (saladiers, bols, assiettes, etc.)

 

Actions :

– JM –> contacter Fabienne

– QUI ? –> Affiche

– QUI ? –> trouver des lots !!

– Tous –> préparation de la salle et décorations